Die Projektanträge werden durch die Schulen im Original direkt beim Pädagogischen Austauschdienst (PAD) eingereicht und müssen dort spätestens am 31. Januar vorliegen. Es zählt das Datum des Poststempels.
Parallel ist eine Kopie dieses Antrags auf dem Dienstweg (Schulleitung, zuständiges Schulamt) beim Staatlichen Schulamt Cottbus einzureichen.
Die Begutachtung und Bewertung der Projekte erfolgt durch eine unabhängige Expertengruppe. Die endgültige Auswahlentsheidung trifft eine Auswahlkommission. Entscheidend ist die Qualität der Anträge bzw. Projekte. Verspätet eingegangene, unvollständige oder formalen Kriterien nicht genügende Anträge werden abgelehnt.